自治体DXに欠かせない!RPAの活用方法・導入について解説

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こんにちは。アクシス営業担当の小林です。

猛暑の日々が落ち着き、会津では朝晩は寒いくらいになってきました。

全国的にもまだまだ残暑と初秋が入り混じるようですので、急な気温の変化に負けないように、みなさん気を付けてお過ごしくださいね。

さて、いよいよ9月1日より内閣府にデジタル庁が設置されました。

行政のDXが本格的に進んでいくのかと思うと、わくわくする期待感と、ドキドキが入り混じります。600名中200名は民間から登用されるとの事で、どのような動きを見せるのか楽しみですね!

そんな大注目の自治体DXにおけるRPAについて今回はご説明したいと思います。

1. 自治体DX・RPAとは

1-1. 自治体DXとは

一言でいうと、「役所でもっとデジタル技術を活用して、職員も住民も便利で暮らしやすい行政を作ろう」という取り組みです。

政府において「デジタル社会の実現に向けた改革の基本方針」が決定されたのを受け、総務省から令和2年12月に「自治体DX推進計画」が発表されました。

その内容に、目指すべきデジタル社会のビジョンとして

「デジタルの活用により、一人ひとりのニーズに合ったサービスを選ぶことができ、多様な幸せが実現できる社会~誰一人取り残さない、人に優しいデジタル化~」

というメッセージを掲げ、大きく分けて以下の6つの取り組みを示しました。

  1. 自治体の情報システムの標準化・共通化
  2. マイナンバーカードの普及促進
  3. 行政手続のオンライン化
  4. AI・RPAの利用推進
  5. テレワークの推進
  6. セキュリティ対策の徹底

行政サービスについて、

「デジタル技術やデータを活用して、住民の利便性を向上させるとともに、デジタル技術やAI等の活用により業務効率化を図り、人的資源を行政サービスの更なる向上に繋げていく」

と宣言しています。

1-2. RPAとは?

RPAとは、「パソコン内で完結する単純作業を代行してくれるロボット」です。

例えば、エクセルに大量に入っているデータを、ソフトウェアの入力項目へひたすらコピーアンドペーストで入力したり、大量のリストの中から条件に該当するデータだけを抜き取り、新たなデータベースを作成するなどのPC上での作業を24時間365日いくらでも行ってくれます。

国が掲げる重要な取り組みの一つにも挙げられているほど期待度の高いデジタル技術なのです。

2. RPA導入のメリット

2-1. 人的ミスの削減

最初のシナリオ設定が正確に行われていれば、機械が決められたとおりに動いてくれるので基本的にはミスするということはありません。

最終チェックのみ人が行い、ミスはほぼ0にすることが可能です。

2-2. 思考が必要となるコアな業務にリソースを割ける

情報の転記など、定型的なPC業務はRPAに任せておくことができます。

戦略や、新しい企画の立案など今までは既存の定型業務に追われて時間が取れなかった部分に人的リソースを割くことができるようになり、より良い自治体運営の実現に近付きます。

2-3. 人件費などのコストを削減できる

時期によって大量のデータ処理が必要となることも多い自治体業務。今まではアウトソーシングをしたり、臨時でアルバイトの方などを雇っていたりする原課様も多いと思います。RPAを導入し庁内や近隣自治体で共同利用を行うことで、それぞれの課で必要な時期だけ活用することも可能です。

2-4. 業務スピード・生産性が上がる

RPAは24時間365日働いてくれます。定型作業をRPAに任せている間に、職員の方は人間の判断が必要な業務に取り組むことで、効率的に業務を遂行することが可能になります。残業の必要がなくなったり、今まで手を付けられなかった範囲も新たに取り組むことができたりするなど、今までと同じ人件費でも業務のクオリティは大幅にアップすることが期待できます。

3. 地方自治体でのRPAの活用事例

総務省より、以下の資料が出ています。

財政・会計関連での活用が一番多く、次いで児童福祉・子育て関連で活用されている事例が多くなっています。

(出典:自治体におけるAI/RPA活用促進(総務省)

また、総務省が提供する自治体におけるRPA導入のすすめ (soumu.go.jp)によると具体的な活用事例として以下の内容を紹介しています。

1)鹿児島県奄美市

人口:43,267人

「3つのふるさと納税サイトを対象に、寄附データのダウンロード、お礼メールの送信、ふるさと納税管理システムへのアップロード、出荷依頼、お礼状・受領書等の帳票出力(PDF保存)という一連の作業を自動で行えるようにしました。この処理は毎日実施しており、開庁日の朝には自動で起動するようスケジューラを設定しています。職員の出勤時にPCを起動しておけば、決まった時間には所定のフォルダにPDFファイルが作成されており、あとは確認して印刷・発送を行うだけという状態になっています。」

2)長野県塩尻市

人口:67,035人

「RPA導入とあわせて、紙で受け付けていた保育園の入園申込を電子申請サービスによる受付に変更しました。引き続き紙での申込も可能としたものの、申込者のニーズにも合致したことから、令和元年度の電子申請率は97%という高い水準になりました。申請内容のチェックが完了したところで申請データをダウンロードし、RPAにより保育システムへの入力、利用調整に必要となる帳票(利用調整児童一覧)の自動作成を行いました。従来は、手入力に時間がかかるため利用調整とシステム入力を連動させることができませんでしたが、システム入力の時間短縮が可能となったことで、重複する作業を発生させない効率的な業務フローを構築することができました。」

以上のような実例が紹介されています。業務の効率化と、負担軽減についてメリットを挙げています。

4. RPA導入のハードル

4-1. 費用

とても便利なツールですが、やはり費用は発生してきます。最近ではサービス登場当初に比べると手を出しやすい価格となってきていますが、年額60万円~700万円と大きく差があります。もちろん、価格によって行える作業やサービスなども違ってきますので安ければいいというわけではなく、初期費用の有無や各自治体の状況に合わせた選択が必要となります。

4-2. IT人材の確保

RPAの導入後はなるべくたくさんの業務で使用することで、結果として費用対効果が高くなります。

しかし、毎回システムベンダーにシナリオ作成をお願いしていると費用もかかりますし気軽に試せなくなってしまいます。

プログラミングなどに比べるととても簡単にシナリオは組めますが、ICTに明るい職員の方が在籍していると、気軽にシナリオ作成することができ、どんどん業務に組み込むことが可能となります。

4-3. シナリオ作成

RPAは、「シナリオ」と呼ばれる機械が動作するための指示を事前に作っておく必要があります。総務省のデータによると、シナリオ作成の際は業務に精通した原課の方がシナリオを作成できるのが一番です。

また、RPAのサービスによってはシナリオのダウンロードが可能となっており、修正を加えるだけですぐに試すことができます。

当社アクシスで提供しているNTTデータ社のスマート自治体プラットフォームNaNaTsu®️では、自治体業務用のシナリオが多数用意されており各原課様に合わせたシナリオをダウンロードし、すぐに試すことが可能です。

5. 導入の成功方法

5-1. 適切な業務を対象にする

RPAは「定型業務」「データをデータとして加工する」「大量作業」といった効果を発揮するのにいくつか条件があります。導入しようといている業務や原課様が適しているのか、より適している業務はあるのかチェックしましょう。

5-2. RPA導入前の現状を棚卸しし、目標を設定する

RPAを導入する際には、候補に挙がっている業務について、現状「何人で」「何時間かけている」業務なのか?という現状を把握します。それに対しどのような状態にしたいのかどのくらい削減したいのかを定めたうえで導入し、その業務にRPAを活用することで何%時間が削減されたかを結果検証を行ってください。

定期的に振り返り、目標に満たなければより目標に近付くために改善をしていき、より効率的に稼働できるように工夫しましょう。

上層部の方への報告として費用に対してどのような効果が出ているのか伝えることができるので継続して予算を計上しやすくなります。

5-3. 業務の整理・見直しを行う

業務をRPA化する前に、既存の手順の抜本的見直し(BPR)は必要です。

RPAを動かす際には「シナリオ」という設定が必要になります。

シナリオを設定する際に、一つ一つの作業手順の指示を出すので煩雑な手順ではシナリオ実行中にエラーの出る可能性や、シナリオ作成自体がうまくいかないケースも出てくるので、現状の作業に無駄はないか、より効率的な手順はないのか見直す必要があります。

5-4. ICTに詳しい人・業務に詳しい人でタッグを組む

RPAは「業務の選定」「シナリオの設定」「業務で利用」という流れで使用されますが、各工程で「業務に精通している担当者」と、「ICTに明るい作業設定」での話し合いが必要になってきます。各工程において上記担当者でタッグを組んで進めていくことが成功への近道になると思います。

6. まとめ【RPAを導入してより良い未来を作る】

長くなってしまいましたが、お役に立てましたでしょうか。

定型業務をRPAに任せることによって、残業時間が削減され働き方改革につながります。また、手が空く時間が増えればより良い街・行政について考える時間を取れるようになり、住民のみなさんにとっても良い未来につながっていくのではないでしょうか。

ご不明点や、ご相談等ございましたら お問い合わせ | 株式会社アクシス (f-axis.co.jp)よりお気軽にお問い合わせください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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