個人情報に関する公表文

個人情報の取扱いについて

1. 当社が取り扱う個人情報の利用目的

• 営業活動に関するお客様・お取引先ご担当者様の個人情報
  下記にあげる業務の遂行の目的で利用します。

  • サービス・取扱製品に関する企業ユーザー・個人ユーザー・ビジネスパートナー等への営業活動（情報提供、コンサルタント、受注、納品及び代金の請求・受領等）
  • サービス・取扱製品に関するサービス・サポートの提供（情報提供、ユーザー登録管理、修理品の引取・返却、代金の請求・受領、保証期間内のサービス対応、問い合わせ対応等）
  • サービス・取扱製品に関する仕入れ活動（情報提供、発注及び代金の支払い等）
  • アンケート等によるサービス・取扱製品に関する市場調査
  • 会員制サービスの運営
  • 人材採用業務に関する活動

• 当社の受託業務に伴い、委託元から提供された個人情報

  委託元との契約履行の目的で利用します。

• 従業員に関する個人情報

  人事管理、勤務管理、給与等管理、福利厚生管理など雇用管理の目的で利用します。

• 当社へ入社を希望される皆様に関する個人情報

  連絡及び採用選考、当社のWebサイト（リクルート情報）の改善など採用活動の目的で利用します。

• 当社へお問い合わせされた皆様及び当社を来訪された皆様に関する個人情報

  連絡、情報提供及び対応管理などお問い合わせへの対応の目的で利用します。

• その他ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の利用目的は、取得に先立ちご本人に対し書面により明示します。

2. グループ企業間での個人情報の共同利用について

当社はラックグループにおいて、個人情報を共同利用しております。詳細は「個人情報の共同利用について」をご覧ください。

保有個人データに関する事項の周知

当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、又は第三者提供記録の開示の請求（以下「開示等の請求等」といいます。）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

• 事業者の名称及び住所並びに代表者名

  株式会社アクシス
  福島県喜多方市松山町村松字馬道上3313番地4
  代表取締役社長　佐藤 喜孝

• 個人情報の管理責任者

  管理者職名及び氏名

  個人情報保護管理者　桑原 直美

  連絡先

  電話　0241-22-2777（代表）

• 当社の保有個人データの利用目的

  分類	利用目的
  お客様情報 （ご契約に伴い取得した場合）	お問い合わせ対応のため 弊社商品・サービスのご案内のため ご請求・売上管理のため
  お客様情報 （お電話や電子メール等でお問い合わせいただいた場合）	お問い合わせ対応のため 弊社商品・サービスのご案内のため
  お客様情報 （取引先などからのご紹介により取得する場合）	弊社商品・サービスのご案内のため
  AKINA-NETサービス※ 利用お客様情報	AKINA-NETサービスにおけるご利用履歴管理のため お問い合わせ対応のため
  当社従業員情報	社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
  当社への採用応募者情報	採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため
  特定個人情報	番号法に定められた利用目的のため

  AKINA-NETサービスは2015年3月31日をもって終了しております。

• 保有個人データの取扱いに関する苦情及び相談の窓口

  〒966-0902　
  福島県喜多方市松山町村松字馬道上3313番地4
  株式会社アクシス　個人情報お問い合わせ窓口

  メールアドレス

  pms@f-axis.co.jp

  TEL

  0241-22-2777（代表）
  （受付時間　9:00～17:30※）

  土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

• 認定個人情報保護団体

  当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。
  当社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、下記へお申し出いただくこともできます。

  一般財団法人日本情報経済社会推進協会　認定個人情報保護団体事務局

  住所

  〒106-0032
  東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内

  TEL

  03-5860-7565
  

  フリーダイヤル

  0120-700-779　（受付時間　平日(月～金) 9:30～12:00 , 13:00～16:30）
  

  当社の商品・サービスに関するお問い合わせ先ではございません。

• 開示等の請求等に応じる手続き

  • 開示等の請求等の申し出先

    開示等の請求等は、上記保有個人データの取扱いに関する苦情及び相談の窓口にお申し出ください。

  • 開示等の請求等に関するお手続き

    1. お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式を郵送いたします。
       • 利用目的の通知の場合：「個人情報利用目的通知請求書」
       • 開示の場合：「個人情報開示請求書」
       • 訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合：「個人情報訂正等及び利用停止等請求書」
       • 第三者提供記録の開示の場合：「第三者提供記録開示請求書」
    2. ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替を上記保有個人データの取扱いに関する苦情及び相談の窓口までご郵送ください。
    3. 上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報を確認させていただきます。ただし、開示等の請求等の対象が重要情報を含む個人情報である場合は、以下の本人確認書類のいずれかの写しを同封していただく場合があります。※
       • 運転免許証または運転経歴証明書
       • 個人番号カード（個人番号が記載されていない面のみ）
       • 6ヶ月以内に取得した住民票の写し
       • 「所持人記入欄」があり住所が記載されたパスポート
       • 健康保険の被保険者証または資格確認書
       • 写真付き住民基本台帳カード
       • 在留カードまたは特別永住者証明書
    4. 回答は上記請求書で開示方法をご指定いただいた場合を除いて、原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にて開示いたします。ご指定いただいた開示方法によるご回答が困難な場合は、個人情報保護法第33条2項によりご本人に対して書面（封書郵送）にて開示いたします。

  • 代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料※

    開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。

    • 代理人である事を証明する資料

      ＜開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
      本人の委任状（原本）

      ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞

      いずれかの写し

      • 戸籍謄本
      • 6ヶ月以内に取得した住民票の写し（続柄の記載されたもの）
      • その他法定代理権の確認ができる公的書類

      ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞

      いずれかの写し

      • 後見登記等に関する登記事項証明書
      • その他法定代理権の確認ができる公的書類

    • 代理人様ご自身を証明する資料

      • 運転免許証または運転経歴証明書
      • 個人番号カード（個人番号が記載されていない面のみ）
      • 6ヶ月以内に取得した住民票の写し
      • 「所持人記入欄」があり住所が記載されたパスポート
      • 健康保険の被保険者証または資格確認書
      • 写真付き住民基本台帳カード
      • 在留カードまたは特別永住者証明書

  • 利用目的の通知、開示又は第三者提供記録の開示のご請求についての手数料

    1回のご請求につき1,000円（税込）

  
  

  ※本人確認書類、代理人請求資格確認書類又は代理人本人確認書類の写しとして提示又は提出いただく資料に下記の記載がある場合は、黒塗り等で削除したうえで提示又は提出してください。

  • 本籍地の記載がある場合は都道府県以外の情報
  • 個人番号全桁
  • 健康保険の記号・番号等及び保険者番号、QRコードの記載がある場合はQRコード
  
  

• 保有個人データの安全管理のために講じている措置

  • 基本方針の策定

    個人情報の適正な取扱いの確保のため、「個人情報の取得、利用及び提供」、「個人情報の適正管理」、「法令遵守」、「個人情報に対する苦情及び相談」、「個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善」等についての個人情報保護方針を策定しています。

  • 個人データの取扱いに係る規律の整備

    個人情報の適切な使用と保護のため、日本工業規格JISQ15001「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に合致した個人情報保護マネジメントシステム（PMS）を定めた個人情報保護規程を策定しています。

  • 組織的安全管理措置

    部門ごとに個人情報保護部門管理者を設置するとともに、個人情報が部門内で規程通り取り扱われているか、また法令等に違反していないかを四半期に1回確認し、個人情報保護管理者に報告を行う体制を整備しています。また、個人情報保護監査責任者が、個人情報の取扱状況について、全部門の監査を計画、実行し、トップマネジメントに報告する体制を整備しています。

  • 人的安全管理措置

    全従業者に定期的な研修を実施するとともに、個人情報保護規程を遵守し、個人情報の取り扱いには細心の注意をはらい、必要な対策に取り組むことを就業規則に規定しています。

  • 物理的安全管理措置

    個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しております。また、保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

  • 技術的安全管理措置

    アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う保有個人データ等の範囲を限定するとともに、個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

  • 外的環境の把握

    個人情報が海外に保管される場合には、保管する外国の個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

以上